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【  ビジネス文書の種類  】

ビジネス文書は社会人になると多少に関わらず目にし、就職すると作成する可能性が高い文書です。

入社して最初に目にするのが「新入社員研修について」などの通知文かと思いますが、それよりも先に「合格のご通知」など、社員になる前に自宅に送られてくる文書もそうです。「入社式のご案内」がそれに続くのかもしれませんが、企業によって異なります。ただ、まだ入社していないだけにそれが「ビジネス文書」というふうには映らないかもしれません。

会社で書かれる文書のことを一般に「ビジネス文書」と呼び、目的や相手に応じて概ね3種類に分かれます。3種類のうち社内の職員に対してのものや報告書や伺い文書などは「社内文書」と呼び、社外に対して一連の営業活動の流れで作成されるのが「社外文書」となり、営業活動と関係ないものを「社交文書」と呼びます。

社内文書の種類には以下のようなものがありますが、ほぼ全てが身内(社内間)で取り交わされるものです。

・会議や行事などお知らせをする性質のものを「通知文」「通達文」「案内文」など
・会議や研修、その他報告する義務がある場合に作成する「報告書」
・社内および、部署内で伺いを立て、決済を必要とする際に作成する「稟議書」「起案書」など
・企画や提案をする際に作成する「企画書」「提案書」など
・何かをしてほしいときに作成する「依頼文」
・権限のない部署などに依頼あるいは意見するための「上申書」
など、他にもいくつかあります。

社外文書の種類は主に、注文書や依頼文などになりますが、注文書の前に見積もりの依頼文書を作成するのが一般的で、見積もりによって注文の決定が下されますので、注文書は後ということになります。書き方としては「○△商品見積もりのご依頼」「○△商品のご注文について」と件名がつき、商品の型番や数量を提示して見積もり依頼を出すということになります。注文を受けた側からは「商品発送のご案内」や料金支払いが遅れたら「商品代金について(ご照会)」と催促をする旨の文書が届いたりします。

社交文書は大きく分けて2種類有ります。

相手先企業に向けた「案内状」や「お礼状」など会社単位でのものと、個人に向けられる「お礼状」「紹介状」「お悔やみ状」「慶弔文書」などがあります。

慶弔文書の中には残暑見舞いや年賀状(祝い状に分類されます)も含まれ、祝電や弔電も含まれます。

社交文書の中に「紹介状」というものがありますが、これは誰かを紹介したいときに書くもので、読み方は同じでも「照会状」とは異なるものです。照会状は社外文書の中に含まれ、何かを問い合わせするときに作成されるものです。

社会人になると様々な文書に出会い作成することがあります。
ダンボールに入った用紙全てを使い切るような大量コピーもします。
いずれは何かを書かなければならない、そんなときには文例集や既存の文書をお手本にすると良いでしょう。


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